Наверх

Интервью: Калугина Татьяна Борисовна о семинарах по кадровому делопроизводству.

20.02.2017

– Зачем кадровому работнику регулярно проходить обучение?

– Жизнь идет вперед, законодательство меняется, любой кадровик знает, по крайней мере должен знать, что с этого года у нас внесены значительные изменения и в трудовое законодательство, и расширены полномочия государственной инспекции труда, а это одна из самых неприятных ситуаций, которые нас поджидают в работе, усилены меры карательного воздействия на организации, поэтому, естественно, я всегда любой свой курс, и длительный, и короткий, строю с оглядкой на возможный визит трудовой инспекции, предупрежден – значит вооружен. Не каждый кадровик следит и может отследить все изменения, все нюансы, я естественно стараюсь это все давать.

– Какие последствия для работника может повлечь неправильное заполнение трудовой книжки?

– Во-первых, разговоры о том, что трудовые книжки отменят с очередного 1 января, это как всегда, накануне нового года. Я не знаю ни одного приличного кадровика, который бы сказал: «Ой, скорее бы их отменили!». И пока я своими собственными глазами в Трудовом кодексе читаю, что трудовая книжка является основным документом, подтверждающим стаж работы работника, это не обсуждается.

И с другой стороны, я уже не первый год дама пенсионного возраста. То есть я практически столкнулась с Пенсионным фондом, принеся туда свою трудовую книжку. И тут уже могу на своем собственном опыте сказать, что инспекторы в пенсионном фонде, как сидели, так и сидят с лупами в буквальном смысле и смотрят наши записи, которые мы, кадровики, делаем, через лупу. И любая вообще не то что ошибка, а неточность, рассмотренная через лупу, например, какое-то утолщение в букве, и это уже приводит к тому, что с нас требуют справку, о том, что мы когда-то работали в этой организации. И опять тут встает вопрос о том, что все зависит от порядочности наших бывших работодателей, найду ли я их, и сдались ли они в архив, если организации уже не существует? К большому сожалению, бывает так, что человек всю жизнь работает, а придя оформлять пенсию со своей трудовой книжкой, через большую лупу обнаруживается у него масса, казалось бы, маленьких недочетов, которые даже не видны иногда взглядом, а только через лупу, и потом у человека либо выпадает стаж его работы, либо, последняя инстанция – это отвести двух свидетелей в суд, чтобы те подтвердили, что работник когда-то, где-то работал. Печать должна стоять соответствующая, потому, что есть у нас период, 4 года, когда могла стоять в трудовых книжках при увольнении только печать организации, и ни один пенсионный фонд не брал трудовую книжку с печатью отдела кадров. Многие кадровики либо не знали об этом, а некоторые знали, но, знаете, не удобно… Когда печать отдела кадров у меня лежит – удобно, взял и поставил. А когда печать организации, скажем, у директора или у главного бухгалтера, то надо еще побегать за этой печатью. И просто так вот все-таки лепили эту печать отдела кадров. И опять, у кого проблемы? У человека, который оформлял пенсию? Из-за чего? Из-за того, что кадровик либо в силу некомпетентности, либо халатности, ставил не ту печать. Поэтому, каждая буква, каждая цифра играет роль, и печать в том числе.

– Какие последствия для работодателя может повлечь неправильное заполнение трудовой книжки?

– У работодателя тоже естественно возникают проблемы в связи с этим. Потому что, не каждый человек, скажем, оформляя пенсию и обнаружив, что ему, извините меня, накосячил какой-то бывший работодатель его, теперь у него проблемы с оформлением пенсии, он пойдет в трудовую инспекцию, он может в суд подать и еще моральный ущерб мы будем ему оплачивать за то, что мы действительно причинили ему определенные неудобства.

– На чем делается акцент на семинаре?

– Весь мой курс построен с оглядкой на возможный визит трудовой инспекции. То есть я всегда обращаю внимание на те моменты, на которые обращает внимание трудовая инспекция, а кадровики иногда просто не считают это важным. А я знаю, что за это ухватятся и накажут. Зачем нам это нужно? Поэтому в любом курсе я постоянно что-то ухватываю из возможного визита трудовой инспекции.

– Насколько актуальную информацию получают слушатели на семинаре?

– Конечно все изменения в законодательстве. Я их не даю, знаете, как: первое, второе, третье, четвертое, пятое вот в этом году. Нет. Я их вплетаю в канву наших занятий. То есть когда мы говорим о каком-то процессе, скажем, оформление трудовых отношений, вот всё, что изменилось с этого года, я как раз туда вставляю.

– Какую роль играет Трудовой кодекс при освещении семинара?

– Не зря у нас на столах лежат Трудовые кодексы, не каждый учебный центр кладет их на стол слушателям. Это очень важно. Я всегда говорю – я не могу быть голословной. Все, что я говорю, если я говорю только так, а не иначе, я должна показать пальцем в закон.

– Какую роль играет отдел кадров в решении конфликтной ситуации между работником и работодателем?

– Есть функция у кадровика, которую мы не можем вписать в свое резюме. Мы – буфер между работником и работодателем. Да, мы, конечно, стоим на платформе работодателя, но работники тоже должны нам доверять. Ведь опять-таки, решение конфликтных ситуаций, я считаю, что это одна из важнейших моих частей работы как практика. Потому что, не довести до конфликтной ситуации – это очень важно. Донести до руководства, что ситуация может привести к взрыву и будет грозить нам вот тем-то, тем-то и тем-то, так как мы нарушаем вот эту конкретную статью Трудового кодекса. Всегда есть очень умные работники, и они умеют пользоваться законодательством, поэтому, если нет контакта с работниками, то работник, обиженный, он напишет заявление и сразу пойдет в трудовую инспекцию. Вот в моей компании, работники прежде, чем написать заявление, они пойдут ко мне, а я уже буду работать с руководителем. Мы первые, кто встречает работника при приеме на работу, и мы последние, кто выдает ему трудовую книжку.

Люди чаще всего уходят обиженными. Обиженный работник может пойти и написать жалобу. Так вот, именно в нашей функции, которую нигде не пропишешь, но которая просто звучит как «решение конфликтных ситуаций», входит как раз именно то, чтобы он не пошел в трудовую инспекцию, после того, как уйдет обиженный от нас, постараться либо предотвратить, либо решить миром эту ситуацию. Иногда руководитель может на нас ругаться и спросить: «Ты на чей вообще стороне?». Я на вашей стороне, естественно, но у нас в руках закон и никому не позволено его нарушать.

– Какие санкции применяет инспектор ГИТ при выявлении нарушений?

– Штрафы. А если организация повторно в течении года нарушает трудовое законодательство, то это может грозить дисквалификацией руководителю компании и главному бухгалтеру если это касается нарушений в сфере выплат заработной платы. Некоторые руководители с ужасом узнают, что был визит трудовой инспекции и на них наложено дисциплинарное взыскание за нарушение трудового законодательства, и теперь, если в течение года они снова нарушат, придет инспекция и это выявит, это может грозить дисквалификацией от года до трех – это запрет занимать эту должность. То есть, если дисквалификация будет наложена на главного бухгалтера и на руководителя компании, значит либо год, либо два, либо три, они не имеют права заниматься этой деятельностью, то есть занимать руководящие должности. И иногда, вот именно это осознание, оно хоть как-то так охолаживает руководителей, которым, извините, море по колено и Трудовой кодекс не указ.

– С какими «подводными камнями» может столкнуться отдел кадров при увольнении сотрудника и выдаче ему трудовой книжки?

– Предположим, сегодня у работника последний день. Что-то он должен компании. Есть такая бумажка, я не назову ее документом, потому что по трудовому законодательству это не документ – обходной лист. Ну не подписал работник у кого-то, либо он просто встал в стойку и сказал: «Я не буду подписывать, это не документ по трудовому законодательству». И тогда руководство говорит: «Расчет не давать, трудовую книжку не давать». Себе дороже выйдет, потому что в законе, в Трудовом кодексе в двух статьях (80 и 80.1) черным по белому дублируется, что в последний рабочий день работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним окончательный расчет. То есть, не выдать у нас нет ни одного шанса. Боле того, в статье 84.1 дальше продолжается: в случае, если в последний рабочий день выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием, либо отказом от получения (бывают и такие случаи, когда работник «не нужна мне ваша трудовая книжка»), дальше написана совершенно четко дорога, куда мы бежим – бежим мы на почту. Потому что в трудовом кодексе написано, что в случае, если работник не получил трудовую книжку, мы должны послать письмо с просьбой явиться за трудовой книжкой, либо дать согласие на ее высылку по почте. Со дня направления указанного уведомления, работодатель освобождается от ответственности за невыдачу трудовой книжки. Если мы этого не сделаем, я знаю такие случаи, работник выжидает, скажем, месяц, идет в суд, подает на организацию заявление «мне не выдали трудовую книжку в последний рабочий день». Очень быстро проходят эти суды. Суд спрашивает работодателя: «Вы направили работнику уведомление с просьбой явиться за трудовой книжкой?». Если да – работник проиграл, работодатель выиграл. Если нет – проиграл работодатель.

Больше того, еще один нюанс, на который я обращаю внимание и даже говорю, хотите – подчеркните, хотите – 5 восклицательных знаков поставьте, не просто с уведомлением, а с описью вложения. Все, что мы посылаем по кадрам – только с описью вложения. Мы завязаны на трудовые инспекции и суды. И если мы в суде трудовой инспекции не сможем доказать, что послали в том письме, мы проиграем. Потому что, если придет уведомление, в котором сказано, что он лично (работник) получил, то суд спрашивает нашего жалобщика: «Вы же получили?». А они же умные, я же не зря говорю – работники, они умные. И если он получил письмо наше с просьбой явиться за трудовой книжкой, но без описи вложения – он понимает, что мы ничем не докажем, что за письмо лежало.

Что говорят люди на суде? Я судебную практику привожу. Кто-то, на вопрос об уведомлении говорит: «Да, получил». Ну а кто-то говорит, что «Я получил пустой конверт». Кто-то говорит: «Да, получил, только там чистый листочек лежал». А кто-то просто издевается, говорит: «Я получил открытку с Новым Годом. Не понял, почему летом прислали».

То есть суд прекрасно понимает, что все он получил, и все мы нормально послали, но мы не можем доказать, что лежало в том письме. Поэтому вот есть такие нюансы, на которые я всегда обращаю внимание. Если мы этого не сделали, какое будет решение суда? Решение суда будет такое: переписать запись в трудовую книжку сегодняшним числом. От момента увольнения до суда 3 месяца минимум пройдет, а то и полгода. То есть это все-таки, не так быстро делается. Значит, решением суда будет переписать дату в трудовой книжке сегодняшним числом, но это еще не все. Насчитать работнику заработную плату вот за все это время, которое, получается, по нашей вине, он по нашей вине не мог устроиться на работу. Потому что у него нет трудовой книжки. Поэтому мы обязаны будем заплатить ему заработную плату и еще досчитать компенсацию за отпуск за этот период и судебные издержки. И если работник будет просить моральный ущерб, моральный ущерб ему тоже будет присужден. Это судебная практика.

– Какие нюансы нужно учесть при начислении отпускных?

– Если мы вовремя сделали приказ на отпуск, то отпускные будут выплачены вовремя. Это тоже очень важно. Трудовой кодекс говорит, что отпускные выплачиваются не позднее, чем за 3 дня до начала отпуска.

Знаете, я всегда спрашиваю, когда мы доходим на курсах до отпускных: «Вы выплачиваете за 3 дня отпускные?». Очень редко выплачивают, вот даже те, кто пришли на курсы, кадровики. Очень редко, практически, большая часть выплачивают отпускные в следующую зарплату.

Представьте себе, если придет трудовая инспекция и выявит, скажем… За какое время она имеет право проверить? Вот ежегодные приказы (отпуска) хранятся пять лет. Значит, записки расчета по ежегодным отпускам тоже хранятся пять лет. Значит, придет трудовая инспекция и, если ваша компания, скажем, существует десять лет, вот за пять лет последние она имеет право проверить приказы, и как вы выплачивали отпускные. И представьте себе, если (не будем даже определяться с численностью организации) найдет, скажем, тысячи не вовремя выплаченных отпускных, то есть не за три дня до начала отпуска. Вот с этого года они могут взять штрафы за каждое нарушение. Не за один, скажем так, не за один термин несвоевременной выплаты отпускных, а вот, сколько в акте они напишут, (Иванову, Петрову, Сидорову. Еще раз Иванову, еще раз Петрову, еще раз Сидорову). Вот тысячу найдут нарушений, и если они их всех перечислят в акте, то за каждые не выплаченные вовремя отпускные минимум по 3 тысячи.

Человеческий фактор в лице трудовой инспекции, он на первый план выходит. Я всегда говорю. То есть может трудовая инспекция одним штрафом взять – несвоевременно выплаченные отпускные. А может не полениться и по одному перечислить, взять по минимуму, но за каждого. Поэтому это очень большие деньги.

Вы знаете, многие говорят: «Ой, ну и хорошо – я в отпуске потратился, а тут пришел из отпуска, а мне отпускные. Я сам напишу, что я согласен, чтоб отпускные не за 3 дня, а после отпуска в зарплату». Нет, вот знаете, это тот случай, когда я говорю «нет». В законе написано – не позднее, чем за 3 дня. Значит, это не обсуждается…

– Какой совет вы можете дать, если проверка уже началась?

Бывает так, что какие-то нюансы обнаруживаются вот именно в ходе работы трудовой инспекции. Поэтому мой совет всегда – не сажайте трудовую инспекцию в свой кабинет, рядом с собой. Пожалуйста, пусть у них будет личное пространство. И мы их не контролируем, но и они не контролируют нас. Потому что, во-первых, с нас никто не снимает нашу работу практическую. Мы должны работать – раз. И потом, у нас тоже должно быть поле для маневра. Потому что иногда так, что даже вот запрашивает трудовая инспекция с соседнего кабинета: «А принесите-ка», а мы так быстренько, раз, открываем, и – «Сейчас, сейчас, три минуты, меня директор зовет, через три минуты я принесу вам». И что-то мы можем сделать вот буквально «на локте».

– Какие мероприятия должен провести кадровый работник на новом месте работы?

– Провести внутренний аудит документов. Во-первых, я должна знать, что я принимаю. Не важно, есть ли у меня рядом работники, либо я одна пришла. Мне важно знать, что я принимаю.

Я всегда говорю – не поленитесь, составьте, по крайней мере, акт приема трудовых книжек. Потому что, если ваш предшественник, скажем, потерял… А бывает так, знаете, когда уходит кадровик со злостью, и что-то там, просто-напросто… сделал какую-то неприятность… Потом, когда вскроется, что нет трудовой книжки, отвечать придется вам. Поэтому я всегда говорю – уж если все дела вы не можете принять по акту, то, по крайней мере, акт приема трудовых книжек, все номера переписать. Вот все, что вы приняли в сейфе, переписать все трудовые книжки. Потому что, это не мелочь. Потому что если пройдет даже неделя, и вскроется, что чьей-то трудовой книжки нет, то получается, что виноват тот, кто не принял надлежащим образом.

Если мы приходим в новую организацию, то этот внутренний аудит – он обязателен. Потому что, я же не знаю, как до меня велось тут кадровое делопроизводство. Насколько компетентен был мой предшественник.

Я всегда говорю – мы рассматриваем список документов, который должна иметь любая организация, и который в конечном итоге обязательно проверит трудовая инспекция. Для чего ждать трудовую инспекцию, если мы должны иметь эти документы. Вот пришли, проведите по этому списку аудит – все ли эти документы есть в наличии, раз. А потом будете рассматривать, в каком состоянии они существуют.

Поэтому недостаточно просто поставить галочку, что у нас есть правила внутреннего трудового распорядка. Это очень серьезный документ, от которого, бывает, зависит решение трудовых споров. Нужно начать знакомство с организацией с этого документа. Мало того, что мы узнаем много полезного и интересного, а и в дальнейшем уже можем понять, чего не хватает, а что лишнее там вписано.

Потому что, я всегда говорю, что лично мои документы, кадровые, не мои личные, а документы моей организации, где я работаю, они просты, но точны «до безобразия». Ни одно слово, ни одна фраза не должны иметь двоякого толкования. Потому что если какое-то слово, или какую-то фразу можно трактовать «и вашим и нашим», то в случае трудового спора с нашим работником, мы, со стороны работодателя, проиграем. Потому что и любой суд, и любая трудовая инспекция, они изначально стоят на стороне работника.

– Что должен сделать руководитель при увольнении кадрового работника?

– Конечно, когда организация расстается с кадровиком, с кадровиком надо расставаться по-хорошему. Потому что это носитель очень большой информации, и всех нарушений в области трудового законодательства. Это когда кадровик работает, он как-то пытается решить, или завуалировать какие-то моменты. А если он ушел обиженный, он будет такой же пациент, вернее клиент суда или трудовой инспекции.

– Существует ли «постсеминарское» общение со слушателями?

– Вы знаете, бывает так, что от моих бывших слушателей приходят вопросы по электронной почте. Мне интересно, знаете, я просто люблю свою работу практическую. Вот я могла бы бросить, и только преподавать. Нет, я практик, и мне это нравится, и поэтому, когда у слушателей бывших моих возникают какие-то вопросы, я с удовольствием это решаю. Опять-таки это и интересно, и познавательно.


Наверх